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Kostenersparnisse durch intelligentes Dokumentenmanagement

Jedes Unternehmen ist gefordert auf dem Weg der Digitalisierung auch die Verwaltung seiner Dokumente neu zu organisieren. In der Regel finden sich dazu DMS Lösungen, die die Digitalisierung der Belege und Unterlagen über San- und Archivierungsverfahren realisieren. Oft wird hierbei die Chance ausgelassen, bereits unmittelbar beim Scan der Dokumente mehr zu tun, als z.B. die Verschlagwortung umzusetzen.

Wir bieten Ihnen nun eine neue Lösung mit DocXtrans an, mit der Sie wesentlich mehr Möglichkeiten bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente ausschöpfen können.

Mit DocXtrans eröffnen sich für Sie zahlreiche Funktionen rund um den Inhalt Ihrer Unterlagen: wir erkennen automatisch die Echtheit Ihrer Belege, lesen wichtige Inhalte Ihrer Unterlagen aus und speichern diese neu in die entsprechenden Datenbanken. Zusätzlich werten wir währenddessen auch die Relevanz der Daten aus: aufgrund eines festlegbaren Regelwerkes lassen sich so bereits während der Digitalisierung entsprechende Workflows ansteuern, Ausgaben erzeugen, Mitarbeiter informieren, weitere zusätzliche Daten erzeugen und vorhandene Informationen anreichern sowie externe Systeme wie ERP- oder CRM-Anwendungen mit Daten versorgen.

So betten Sie die Digitalisierung Ihrer Papierunterlagen in neue oder bestehende Prozesse dynamisch und intelligent ein. Wir sprechen auch von der Re-Digitalisierung Ihrer Dokumente, da wir alle dort lesbaren Informationen wieder in Systeme zurückspeichern können. Echtes Digitalrecycling also.

Kostenersparnis mit Dokumentenanalyse

Unsere Kunden nutzen diese Lösung darüber hinaus, um bedeutende Kosten einzusparen. So finden sich Anwendungsbereiche rund um Auditverfahren, bei denen Auditoren auf große Teile ihrer Reiseaktivitäten verzichten können und so umfangreich Zeit und Kosten einsparen können. Die Teilnehmer des Audits reichen mit Hilfe unserer Lösung die entsprechenden Unterlagen ein, diese werden digitalisiert und aufgrund der Kontrollverfahren automatisch überprüft. Es ist hierbei möglich, den Automatisierungsgrad so einzustellen, dass bei erkannten Unregelmäßigkeiten die Auditoren informiert werden und der Belegsatz dort digital zur weiteren Prüfung vorgelegt wird.

Auch bei Einreichungsverfahren und überall dort, wo es darum geht, Belege inhaltlich zu prüfen und aufgrund der Leseergebnisse Entscheidungen zu treffen sowie Workflows anzusteuern, lässt sich unsere Lösung optimal und kostensparend einsetzen.

DocXtrans benötigt keinerlei Installationen vor Ort, sie ist als SaaS Lösung nutzbar und schnell verfügbar. Die User können mit jedem herkömmlichen Browser arbeiten, die Daten werden datenschutzkonform in deutschen Rechenzentren oder auf Wunsch innerhalb Ihrer IT Umgebung gespeichert.

 

Vorteile DocXtrans Dokumentenmanagement

  • Dynamisches Erkennen der Daten
  • Echtheitsprüfungen
  • Speichern in passenden Datenbankstrukturen
  • Relevante Informationen führen zum Auslösen von Regelwerken
  • Ansteuern und Versorgen von Workflows
  • Anreichern von vorhandenen Daten
  • Übermittlung an ERP- und CRM-Anwendungen
  • Aufbau von Einreichungsverfahren
  • Realisierung von Audits, Prüfverfahren, Teilnahmen
  • Einsparung von Personal- und Reisekosten
  • SaaS Lösung

 

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