Köln/Kempen. Die TÜV Rheinland Plus GmbH als Zulassungsdienst des TÜV Rheinland profitiert ab sofort von einem deutlich reduzierten Aufwand beim Controlling von Aufträgen, deren Abarbeitung und dem Zahlungsfluss. Denn docXtrans®, die Lösung für erweitertes Dokumentenmanagement von GEDAK IT Solutions, hilft den Mitarbeitern, die anfallende Datenflut schnell und zuverlässig zu bewältigen.

Bisher musste das Personal viel Zeit verwenden, um abzugleichen, ob die tatsächlich angefallenen Gebühren für Zulassungserledigungen mit den angelegten Aufträgen und den erfolgten Zahlungen übereinstimmen. Denn die circa 250 Beschäftigten an 15 Standorten bearbeiten nicht nur mehr als 400.000 Vorgänge rund um die Zulassung, Ab- oder Ummeldung von Fahrzeugen im Jahr, sondern kontrollieren zudem sehr heterogene Belege. Diese unterscheiden sich zum Beispiel in ihrem Format und ihrer Struktur, sodass eine standardisierte Dokumentenmanagementlösung diese in der Form nicht verarbeiten kann. Deshalb erfolgten Bearbeitung und Prüfung der Belege bisher manuell.

Unterstützung maßgeschneidert
„Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, haben wir zunächst online nach einer individualisierten Dokumentenmanagementlösung gesucht. Unsere Primärziele waren das Scannen, Archivieren und Auslesen von Quittungsbelegen mit dem Ziel, die manuellen Tätigkeiten zu reduzieren, die physische Ablage abzulösen und Prüfungen, Recherchen sowie Datenanreicherungen mit bestehenden Systemen zu ermöglichen“, erklärt Florian Cichon, Geschäftsführer der TÜV Rheinland Plus GmbH. Dabei stieß das Unternehmen auf GEDAK, die in einer anschließenden Präsentation mit ihrer Lösung docXtrans überzeugte. Norbert Haab, Vertriebsleiter der GEDAK, begründet: „Wir haben docXtrans nicht nur für eine automatische Archivierung, sondern auch gezielt für eine intelligente formelle und inhaltliche Kontrolle von Dokumenten sowie eine effiziente Steuerung von Folgeprozessen entwickelt. Gleichzeitig ist die Software an individuelle Anforderungen anpassbar.“ Dies machte sie zum idealen Kandidaten.

Innerhalb eines knappen halben Jahres wurde docXtrans implementiert. Dabei erfolgte auch eine Anbindung an die bestehende webbasierte Auftragsverarbeitungsplattform, auf der Händler, Autohäuser oder andere Gewerbetreibende Aufträge anlegen. Das Ergebnis ist eine auf die TÜV Rheinland Plus GmbH zugeschnittene, leicht zu bedienende Lösung. Die im Rahmen der Zulassungsgeschäfte entstehenden Belege werden bei TÜV Rheinland Plus gescannt und über den docXtrans Archiver, welcher als Druckertreiber nahezu in jedes Betriebssystem implementiert werden kann, in eine bei GEDAK gehostete Private Cloud übertragen. docXtrans erkennt charakteristische Merkmale wie die Quittungsbeträge und Kfz-Kennzeichen auf den Belegen und gleicht die Daten mit den dazugehörigen Pendants aus der Auftragsverarbeitungssoftware ab. Dabei stellt sie fest, wenn Informationen nicht übereinstimmen.

Kurze Amortisationszeit
Die Mitarbeiter in den Zweigstellen erhalten in einem Dashboard sowohl die gescannten Belege als auch Abweichungen in den Daten angezeigt. Sie können diese analysieren, manuell korrigieren oder über die anschließenden Schritte entscheiden. Weitere Rollen, zum Beispiel für die Zentrale, ermöglichen andere Perspektiven, unter anderem auf sämtliche Niederlassungen und offene Aufträge. „Auf diese Weise sparen wir enorm viel Aufwand und Zeit und sichern unseren Service auf zeitgemäßem Niveau“, sagt Florian Cichon. Er rechnet damit, dass sich die Investition in docXtrans bereits nach eineinhalb bis zwei Jahren auszahlen wird.

Über die GEDAK GmbH:
Die GEDAK GmbH bietet als IT-Unternehmen seit 1983 praxisnahe Lösungen für Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Ein Schwerpunkt ist die Entwicklung von Software-Applikationen wie webbasierten Shopsystemen, Sales- und CRM-Lösungen oder Reporting-Anwendungen. ERP-Lösungen zählen ebenfalls dazu. GEDAK unterstützt ihre nationalen und internationalen Kunden beim Betrieb von IT-Systemen sowie bei deren IT-Architektur und begleitet Projekte bis hin zur kompletten Auslagerung von IT-Lösungen in deutsche Rechenzentren. Die 50 Mitarbeiter arbeiten vorwiegend für Großunternehmen und Firmen aus dem Mittelstand. GEDAK ist Teil des Verbundes te Neues, zu dem auch PORTICA (http://www.portica.de) und die te Neues Druckereigesellschaft (http://www.te-neues.de) gehören. Weitere Informationen: http://www.gedak.de

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